Overstappen naar nieuwe outsourcing partner

Transitie Outsourcing contract

Het voelt vaak als een ‘pijnlijke scheiding’, het overstappen van de bestaande naar een nieuwe IT outsourcing partner.  Wat zijn de valkuilen in de transitie.

Exit clausule en Intellectueel eigendom

Veel bedrijven hebben inmiddels geleerd dat het verstandig is om een exit clausule op te nemen in het outsourcing contract. Hierbij ligt meestal de focus op dataoverdracht in de vorm van bestanden en databases (SQL), vanuit de huidige naar de nieuwe IT outsourcing partner.

Wat wordt onderschat is het ‘Intellectueel eigendom’ van de bestaande outsourcing partner.  Outsourcing partners proberen zich te onderscheiden in het service en beheermodel.  Vaak vertaalt zich dit door inzet van interne tooling voor het beheren van de klant IT infrastructuur.

Als de exit clausule nu te beperkt is geformuleerd, bestaat de kans dat alleen de bedrijfdata goed wordt overgedragen naar de nieuwe partner.  De bestaande outsourcing partner kan zich beroepen op ‘Intellectueel eigendom’ voor overdracht van diensten of specifiek configuraties, omdat zijn interne tooling / configuratie opzet is geïntegreerd in de bestaande (cloud) IT infrastructuur.

Voorkom dit soort beperkingen in de transitie naar een nieuwe outsourcing partner, door in het outsourcing contract goed te benoemen hoe een eventuele transitie na einde contracttijd wordt opgezet. 
Focus niet alleen op data, maar ook op infrastructuur en identity en access management (security structuur).  Maak vooraf afspraken over het eventueel “ontvlechten” van de specifieke diensten  (intellectueel eigendom), zodat er richting de nieuwe outsourcing partner een werkbare omgeving is over te dragen!

Kennisoverdracht

Gerelateerd aan een goede exit clausule is kennisoverdracht. Vaak blijkt dat de bestaande systeem documentatie en werkprocedures niet meer zijn bijgewerkt voor de klant sinds de eerste oplevering!

Voorkom dit soort praktijken door een goed governance model. Eis van de outsourcing partner dat alle relevante systeem documentatie vanaf “dag 1” wordt gedeeld, zodat je als klant zicht houd op de infrastructuur ontwikkelingen en werkprocedures.  Maak afspraken over het actueel houden van systeem documentatie en accordering vanuit de klant.  Dit zorgt voor een waardvolle set systeem-documentatie bij een eventuele overdracht. 

Respectvol afsluiten

Beide partijen hebben baat bij het respectvol beëindigen van de contract periode. Vertrekkende klant kan als gunst optreden als “exit referentie” bij succesvolle afsluiting & overdracht.  In steeds meer RFP projecten wordt naast succesvolle klant refenties ook gevraagd naar ex-klanten als referentie!

Daarnaast is het voor de vertrekkende outsourcing partner ook een “lesson-learned” moment, wat is voor de klant de trigger geweest om te vertrekken c.q. contract niet te verlengen. Hoe gaan we dit beter borgen in ons operationeel / commercieel model?